Tôi vừa tắt điện thoại với một nhà thầu rất bực bội. Anh ấy đã kinh doanh được vài năm, nhưng công việc kinh doanh của anh ấy đã phát triển đến mức anh ấy biết rằng anh ấy cần phải theo dõi chặt chẽ hơn về những con số của mình. Trên thực tế, anh ấy nói “Tôi không thể ngủ được vì tôi lo lắng các báo cáo của mình bị sai lệch!”
Tôi đồng ý giúp anh ấy bằng cách xem lại tệp QuickBooks hiện tại của anh ấy đang làm gì cho doanh nghiệp của anh ấy. Anh ta muốn được giúp đỡ để biết liệu anh ta có đang thực hiện “chi phí công việc” của mình một cách chính xác để anh ta có thể biết mình kiếm được bao nhiêu tiền cho mỗi công việc.
Chi phí công việc là một phần nhiệm vụ của tôi khi tôi làm việc cho một công ty sản xuất vài năm trước. Tôi phải đảm bảo có các hệ thống phù hợp để theo dõi tất cả các giờ của nhân viên và vật liệu và vật tư phù hợp cho từng công việc. Đó là một quá trình liên tục để xem xét dữ liệu một cách thường xuyên để kiểm tra các lỗ hổng trong hệ thống và cho sự không chính xác trong các con số. Tôi rất thích nó và đã học được rất nhiều về cách một sự cố trong việc GHI thông tin có thể thực sự làm hỏng các báo cáo lợi nhuận công việc.
Nhưng, một công ty sản xuất không phải là doanh nghiệp duy nhất cần chi phí công việc.
Chi phí công việc
Chi phí công việc là gì? Nói một cách đơn giản, đó là một cách để theo dõi lãi và lỗ trên các công việc hoặc dự án cụ thể cho doanh nghiệp của bạn. Biết được lợi nhuận hoặc không có lợi nhuận trong công việc của bạn sẽ giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn khi tiến về phía trước.
Các doanh nghiệp sản xuất không phải là công ty duy nhất có thể hưởng lợi từ chi phí công việc:
-Nhà thiết kế có thể theo dõi lợi nhuận theo dự án của khách hàng
-Road Công ty xây dựng có thể theo dõi lợi nhuận thực tế so với ước tính
-Nhà thầu có thể theo dõi xem họ đang thực hiện hay mất tiền trên mỗi cuộc gọi dịch vụ
-Các công ty lớn có thể theo dõi lãi lỗ mỗi trường hợp
-Nhân viên có thể theo dõi lãi lỗ cho mỗi công việc tư vấn
-Quản lý doanh nghiệp trực tuyến có thể theo dõi lãi và lỗ theo dự án – và hơn thế nữa.
Như bạn có thể thấy, chi phí công việc có thể rất hữu ích cho nhiều loại hình doanh nghiệp. Để tìm ra lợi nhuận của một dự án cụ thể đòi hỏi bạn phải theo dõi một số thông tin.
Thông tin được sử dụng để xác định lợi nhuận công việc. Để “chi phí” công việc của bạn đúng cách, bạn sẽ cần có cách theo dõi thu nhập và chi phí cho các dự án riêng biệt. Một lưu ý khác: Tất cả các chi phí liên quan đến một công việc cụ thể cũng được gọi là “giá vốn hàng bán”. Lựa chọn của tôi để theo dõi chi phí công việc là QuickBooks.
Đây là thông tin bạn muốn theo dõi cho từng công việc:
-Chi phí chi phí – bao gồm thời gian cho nhân viên và nhà thầu phụ; và bất kỳ khoản thuế, bảo hiểm và lợi ích nào bạn phải trả cho lao động này.
-Chất liệu chi phí – bộ phận, vật tư, sản phẩm sử dụng trong công việc
-Cost thiết bị để hoàn thành công việc- ví dụ: bạn đã thuê thiết bị nào chưa? Ngoài ra, tìm ra một cách để phân bổ việc sử dụng thiết bị của riêng bạn vào công việc là rất quan trọng.
-Mileage, du lịch, bữa ăn – đây là một phần quan trọng để hoàn thành công việc và cần được theo dõi cẩn thận
-Licenses, giấy phép, vv – bất kỳ giấy phép bổ sung hoặc giấy phép cần thiết cho công việc cần phải được theo dõi công việc
– khác – BẤT K cost chi phí nào liên quan trực tiếp đến công việc được coi là chi phí công việc.
Kết quả chi phí công việc
Bây giờ bạn có cách theo dõi chi phí theo công việc, bạn sẽ có thể nhận được một bản tóm tắt ở cuối mỗi công việc hoặc dự án sẽ như thế này:
Tổng thu nhập cho công việc
DẤU TRỪ
Tổng chi phí công việc (từ danh sách trên)
THIẾT BỊ
Lợi nhuận công việc hoặc mất việc
Chi phí công việc là vô cùng quan trọng vì nhiều lý do và giúp bạn:
– giữ nguyên giá hiện tại của từng hạng mục chi phí công việc
-biết nếu bạn bị nhà cung cấp quá tải
chỉ ra sự thiếu hiệu quả trong quá trình làm việc
chỉ ra vấn đề với các nhà thầu phụ và nhân viên
Nếu bạn không thể tìm ra cách thiết lập một hệ thống chi phí công việc phù hợp với doanh nghiệp của mình, vui lòng liên hệ với một chuyên gia có trình độ (CPA, kế toán, kế toán, Chứng nhận QuickBooks Proadvisor) để được giúp đỡ. Việc đầu tư thời gian và tiền bạc để thiết lập một hệ thống chi phí công việc phù hợp sẽ đi một chặng đường dài trong việc giúp doanh nghiệp của bạn có nhiều lợi nhuận hơn.
